Часто задаваемые вопросы

PASS24.online WEB

Вход в систему Pass24.online

МОДУЛЬ СОТРУДНИКИ

МОДУЛЬ Права

МОДУЛЬ Адреса

В правом верхнем углу нажмите Импорт
Выберите объект, нажмите выбрать*
Перетащите файл или нажмите кнопку "Открыть и добавьте файл
После того, как Вы загрузите файл, в окне импорта станет доступен предпросмотр импортируемых данных
Нажмите Отправить
Адреса успешно импортированы
В окне доступен образец файла импорта, которому должен соответствовать Ваш файл (пример без пользователей)

Модуль пользователи

1.Перейдите во вкладку "Пользователи" в боковом меню
2.В правом верхнем углу нажмите Добавить
3.Введите ФИО, e-mail, описание, номер телефона
4.Добавьте Адрес
5.Нажмите Сохранить
☑️ Пользователь успешно сохранён
Если при добавлении адреса не удалось найти нужный, то нажмите Создать и создайте адрес для пользователя!

1.Перейдите во вкладку "Адреса" в боковом меню
2.В правом верхнем углу нажмите Импорт
3.Скачайте пример импорта с пользователями “Пример с пользователями“
4.Заполните файл
5.Выберите объект, нажмите выбрать
6.Перетащите файл или нажмите кнопку “Открыть” и добавьте файл
После того, как Вы загрузите файл, в окне импорта станет доступен предпросмотр импортируемых данных
1.Нажмите Отправить
☑️ Пользователи успешно импортированы

Слева чек боксами выберите пользователя
В правом верхнем углу нажмите “Отправить сообщение”
Выберите режим отправки “Всем найденным пользователям“ или “Всем выбранным пользователям“
Введите текст рассылки
Нажмите Сохранить
☑️ Сообщения успешно отправлены
Пользователю поступит PUSH-уведомление с сообщение рассылки

Модуль Пропуска

Оба поля связаны между собой. Таким образом, выбрав адрес, в поле выбора пользователя будут показаны только те пользователи, которые имеют доступ к выбранному адресу. И наоборот - при выборе пользователя первым, в списке адресов будут доступны только те адреса, к которым у пользователей есть доступ.

Для возможности заполнения остальных полей, поля адрес и пользователь должны быть заполнены. Исключением являются поля "Марка автомобиля" и "Номер автомобиля". Так происходит, потому что заказ пропусков может происходить на разные объекты(каждый объект имеет свои настройки). После заполнения полей "Адрес" и "Пользователь" система понимает, настройки какого объекта нужно применить дальше. Это позволяет одному человеку работать с неограниченным количеством объектов, что особенно удобно при работе оператора, который принимает заявки на пропуск.

1.Выберите тип пропуска (разовый/временный/постоянный)
Разовый - для однократного въезда, который закрывается после того, как гость покинет территорию или по истечению срока действия.
Временный (интервальный) - для многократного въезда, который не ограничивает количество посещений в заданный период и закрывается по истечению срока действия.
Постоянный - для многократного въезда, который не имеет ограничения по сроку действия и действует до его ручного закрытия.

5.Выберите тип транспорта
Тип транспорта индивидуальная настройка отображается не у всех. Тип транспорта создает администратор системы
1.Введите марку и номер автомобиля или ФИО пешехода
Номер автомобиля требуется ввести в формате БЦЦЦББЦЦЦ (где Б — это одна из букв А, В, Е, К, М, Н, О, Р, С, Т, У, Х, которую можно вводить в кириллице и латинице, Ц – цифра).
•Если необходимо, введите дополнительную информацию в комментарий
•Нажмите Сохранить

1.В правом верхнем углу нажмите + Новый пропуск
2.Выберите адрес и пользователя
3.Выберите тип пропуска (разовый/временный/постоянный)
4.Выберите время визита
5.Выберите тип гостя Пешеход
6.Если необходимо, выберите одну или несколько опций
7.Введите ФИО гостя
8.Нажмите "Добавить гостя" и введите ФИО. Повторите эту процедуру необходимое количество раз, чтобы добавить несколько гостей
9.Если необходимо, введите дополнительную информацию в комментарий
10.Нажмите Сохранить

•В правом верхнем углу нажмите + Новый пропуск
•Выберите адрес и пользователя
•Выберите тип пропуска (разовый/временный/постоянный)
•Выберите время визита
•Выберите тип гостя Пешеход
•Если необходимо, выберите одну или несколько опций
•Нажмите Выберите файл, выберите файл со списком пешеходов
•Если необходимо, введите дополнительную информацию в комментарий
•Нажмите Сохранить
Для каждого гостя из списка будет создан отдельный пропуск

В правом верхнем углу нажмите + Новый пропуск
Выберите адрес и пользователя
Выберите тип пропуска (разовый/временный/постоянный)
Выберите время визита
Выберите тип гостя Автомобиль
Если необходимо, выберите одну или несколько опций
Нажмите Выберите файл, выберите файл со списком ГРЗ автомобилей
Если необходимо, введите дополнительную информацию в комментарий
Нажмите Сохранить
При загрузке списком автомобильных пропусков выбор марки автомобиля недоступен

В правом верхнем углу нажмите Экспортировать события пропусков
Выберите период
Нажмите Отправить
После нажатия на кнопку «Отправить», формирование отчета будет поставлено в очередь. Сформированный отчет будет отправлен на почту, указанную в вашем профиле.
Если требуется выгрузить события для определенного адреса или пользователя, выберите соответствующий адрес или пользователя.
Отчет будет доступен в течение 24 часов. Максимальный диапазон дат для одного отчета составляет 31 день.

Введите любые цифры и буквы номера для поиска пропуска на автомобиль.
Введите латиницей марку автомобили. Например, Honda. Отобразятся все пропуска на автомобили указанной марки.
Введите буквы ФИО для поиска пропуска на пешехода
После поиска не забудьте стереть марку, чтобы отобразились все заявки.

Фильтр верхней части экрана, который позволяет отфильтровать по:
Типу пропуска (постоянные, временные, одноразовые)
Статусу пропуска(вне территории, на территории, просрочен, закрыт)
Например, убрав галочку у параметра “Закрыт”, вы увидите только действующие заявки.
В строке поиска есть дополнительный фильтр, который позволяет отфильтровать по:
•Активности пропуска
•Пользователю
•Адресу
•Объекту (если система мульти объектная)
•Типу гостя
Выберите нужный фильтр, нажмите “Применить” на экране появится список пропусков. Они сортируются от недавних до поступивших ранее.

Когда гость приезжает/приходит, необходимо в строке поиска ввести номер автомобиля или ФИО пешехода.
Если такой пропуск найден, нажмите кнопку "ПРИЕХАЛ" и пропустите гостя на территорию.
Пропуск получит статус "На территории" и появится кнопка "УЕХАЛ".

Когда гость уезжает, нажмите кнопку "УЕХАЛ", статус разового пропуска изменится на «Вне территории" и после на "Закрыт".

Если тип пропуска временный или постоянный, то при нажатии "УЕХАЛ" статус изменится на "Вне территории".

Если статус пропуска "Закрыт", то нельзя будет сделать никаких действий с ним.

Нажмите на пропуск, справа откроется карточка пропуска, в которой можно просмотреть историю событий пропуска (создание и смена статуса) и закрыть пропуск вручную.

Для закрытия пропуска вручную нажмите на кнопку “Вне территории“ и выберите “Закрыть”

Если статус пропуска “На территории“, то ему необходимо сменить статус на “Вне территории“

Если пропуск со статусом “Просрочен”, то его необходимо продлить - тогда срок действия пропуска измениться на текущее время + 1 час.

МОДУЛЬ Запросы

•Запрос на присоединение
•Запрос на Пропуск
•Запрос на доверенность
•Запрос в управляющую компанию
Статус у только что появившегося запроса будет “Новый“, как только вы нажмёте на запрос, статус пропуска смениться на “На рассмотрении“, после принятия решения статус по запросу одобрить или отклонить, статус запроса сменится на соответствующий “Одобрен”/” Отклонён”
Пользователю будут приходить PUSH-уведомления по смене статуса запроса.

1.Перейдите во вкладку "Запросы" в боковом меню
2.Нажмите на входящий запрос
3.Откроется карточка запроса
4.Нажмите кнопку “Одобрить”
Если это запрос на присоединение или доверенность, то в появившемся добавьте адрес, к которому необходимо привязать Пользователя.
Подтвердите одобрение нажав кнопку Одобрить.
После одобрения запроса, данные автоматически появятся в соответствующем модуле.

МОДУЛЬ Доверенности

Модуль Объекты

Возможность создавать подсистемы (объекты) и настраивать уровни доступа к ним, что позволяет ограничить доступ к данным и работать с основными функциями web-интерфейса.
Для добавления объекта:
1.Перейдите во вкладку "Объекты" в боковом меню
2.Нажмите добавить объект
3.Введите наименование объекта
4.Введите телефон объекта
Телефон объекта служит для связи с управляющей компанией
🔻 Настройка объекта
Для настройки объекта, нажмите на объект, который хотите настроить

🔻Информация о системе
В верхней части экрана находится информация о системе (наименование и адрес)

🔻Подключённые объекта
В разделе отображается список подключенных объектов и их номеров телефонов
Для редактирования объекта:
1.Нажмите изменить
2.Внесите изменения
3.Нажмите Сохранить
☑️ Изменения успешно сохранены

🔻Работа с балансом
Для работы с балансом:
1.Перейдите в раздел Опции объекта
2.Укажите допустимый лимит баланса
Допустимый лимит— это максимальная сумма, на которую пользователь может «уйти в минус». Например -1000, когда баланс опускается ниже указанного лимита - пользователю приходит PUSH-уведомление о необходимости пополнить баланс
1.Выберите откуда списывать баланс (Пользователь/Адрес/Объект)
2.Нажмите Применить

🔻Опции объекта
Опции объекта - это дополнительная информация по пропуску
Для настройки опций:
•Перейдите в раздел Опции объекта
•Передвиньте ползунок вправо для включения или влево для отключения Опции
•Нажмите Применить
Отключенные опции не будут отображаться при создании пропуска

🔻Работа с пропусками
Для настройки пропусков:
1.Перейдите в раздел Работа с пропусками
2.Если необходимо укажите лимит пропусков, по типу пропуска (постоянный/временный/разовый)Лимит считается по активным пропускам, например если лимит три, то четвёртый пропуск создать будет невозможно, система покажет ошибку “Исчерпан лимит активных пропусков“
3.Выберите какие типы пропусков могут создавать сотрудники (постоянный/временный/разовый)Если в настройках объекта запретить один из типов пропусков, то создания пропуска с этим типом будет недоступен всем сотрудника, в том числе администратору
4.Передвиньте ползунок вправо для включения или влево для отключения функции “Марка автомобиля обязательна”
5.Передвиньте ползунок вправо для включения или влево для отключения функции “Формат номера автомобилей обязателен”
6.Выберите какие типы пропусков могут создавать пользователи (временный/разовый)Для создания постоянного пропуска пользователь может подать запрос, через раздел запросы. Постоянный пропуск появится в системе, только после одобрения администратором
7.Установите Максимальный срок действия одноразового пропуска (часов)
8.Установите Максимальный срок действия временного пропуска (часов)
9.Нажмите Применить

🔻Работа с запросами
1.Если необходимо укажите лимит активных запросов
2.Передвиньте ползунок вправо для включения или влево для отключения запроса на присоединение
3.Передвиньте ползунок вправо для включения или влево для отключения запроса на создание постоянных пропусков
4.Передвиньте ползунок вправо для включения или влево для отключения запроса на доверенность
5.Нажмите Применить

🔻Работа с доверенными лицами
1.Передвиньте ползунок вправо для включения или влево для отключения функции “Разрешить создание пропусков для доверенных лиц“
2.Если необходимо укажите лимит активных доверенностей
3.Установите Максимальный срок доверенности (в днях)
4.Выберите Создание доверенностей только через запрос Да/Нет
5.Нажмите Применить
Если система мультиобъектная и настройки одинаковы для всех объектов, нажмите Применить для всех

🔻Тип транспорта
Для добавления типа транспорта:
1.Перейдите в раздел Тип транспорта
2.Нажмите Добавить
3.Введите наименование типа транспорта
4.Укажите сортировку в списках
Сортировка в списках- это — последовательное расположение типов транспорта при создании пропуска
1.Нажмите Сохранить
Для поиска типа транспорта введите наименование типа пропуска в поисковой строке

🔻Правила
Правила - это настройка оплаты пропуска
Для добавления правила:
1.Перейдите в раздел Правила
2.Нажмите Добавить
3.Выберите условие Если (типы транспорта, адрес, пользователь, группа пользователей)
4.Выберите условие равно (тип транспорта, адрес, пользователя, группу пользователей)
5.Выберите тип пропуска (постоянный, временный, разовый, любой)
6.Установить цену въезда
7.Нажмите Сохранить
Если цена въезда = 0, то въезд бесплатный.
При одновременном попадании под несколько наборов правил, приоритет отдается тому правилу, где установлена наименьшая цена.
Например:
1.цена въезда для легкового автомобиля - 100 рублей;
2.цена для группы “Арендаторы” - 70 рублей;
3.цена для адреса “ул. Ленина д.1” - 50 рублей;
4.персональная цена пользователя - 30 рублей;
В этом случае, будет применена стоимость 30 рублей. Если персональная цена не задана - то 50 рублей, и т.д., в сторону увеличения цены.
Для поиска правила, введите цену в строке поиска

🔻Баланс
Баланс пополняется вручную, по информации от бухгалтера. Можно выставить допустимый порог (см. работа с балансом)
Для пополнения баланса:
1.Перейдите в раздел Баланс
2.Нажмите Добавить
3.Выберите тип баланса (адрес, пользователь, объект. Зависит от выбранных настроек списания (см. работа с балансом)
4.Выберите адрес, пользователя или объект (зависит от выбранного типа баланса п.3)
5.Введите сумму
6.Нажмите Сохранить
Для экспорта данных о балансе пользователей:
Нажмите Экспорт
Выберите период
Выберите пользователя
Если пользователь не выбран, отчёт будет содержать общую информацию о балансе за указанный период времени
Нажмите Отправить
Отчёт будет скачен на Ваш компьютер

🔻Чёрный список
Чёрный список (далее ЧС) — список номеров транспорта, которым запрещен въезд на территорию объекта
Для добавления номера в ЧС:
Перейдите в раздел ЧС
Нажмите Добавить
Введите номер автомобиля
Номер автомобиля требуется ввести в формате БЦЦЦББЦЦЦ (где Б — это одна из букв А, В, Е, К, М, Н, О, Р, С, Т, У, Х, которую можно вводить в кириллице и латинице, Ц – цифра)
Нажмите Сохранить
При сохранении символы кириллицы будут автоматически преобразованы в латиницу
Для поиска номера в ЧС, введите номер автомобиля в поисковую строку

🔻КПП
Раздел служит для разделения пропусков по адресу, типу транспорта
Для добавления КПП:
Перейдите в раздел КПП
Нажмите Добавить
Введите название КПП
Добавьте адрес или тип транспорта
Нажмите Сохранить
Если не выбран ни один тип транспорта то разделение будет только по адресу и наоборот, если не выбран ни один адрес, то разделение будет только по типу пропуска
Для редактирования КПП:
Нажмите на три точки справа
Выберите редактировать
Внесите необходимые изменения
Нажмите Сохранить
Для удаления КПП:
Нажмите на три точки справа
Выберите удалить
Подтвердите удаление
☑️ КПП успешно удалено

МОДУЛЬ Рассылка

Массовая рассылка пропусков по Email

Инструкция для PASS24.admin

Нажмите на входящий запрос, после этого его статус автоматически сменится на "На рассмотрении"
Нажмите кнопку "Одобрить"
Если это запрос на присоединение в появившемся окне добавьте адрес, к которому необходимо привязать пользователя.
Подтвердите одобрение, нажав кнопку "Одобрить"

В правом верхнем углу экрана нажмите кнопку "+ Новый пропуск"
Выберите адрес и пользователя, для которого создаётся пропуск
Определите тип пропуска: разовый, временный или постоянный
Установите время визита
Выберите тип пропуска: автомобиль или пешеход
Если необходимо, выберите одну или несколько опций, таких как: такси, доставка, осмотр, специалист, гость, рабочие, собственник
Если это автомобильный пропуск, выберите тип транспорта, введите марку и номер автомобиля
Если это пешеходный пропуск, введите ФИО пешехода
Введите дополнительную информацию в поле комментарий, если это необходимо
Нажмите кнопку "Сохранить", чтобы завершить создание пропуска

Примечание: Номер автомобиля требуется ввести в формате БЦЦЦББЦЦЦ (где Б — это одна из букв А, В, Е, К, М, Н, О, Р, С, Т, У, Х, которую можно вводить в кириллице и латинице, Ц – цифра)

Тип транспорта индивидуальная настройка отображается не у всех. Тип транспорта создает администратор системы

Поиск автомобильного пропуска по ГРЗ - введите буквы и цифры номера автомобиля в строке поиска
Поиск автомобильного пропуска по марке - введите название марки автомобиля на латинице (например, "Honda"). Отобразятся все пропуска на автомобили данной марки
Поиск пешеходного пропуска - введите ФИО в строке поиска

В правом верхнем углу нажмите на кнопку "Сканировать"
Наведите камеру на QR-код. Держите телефон так, чтобы QR-код находился в центре экрана и был хорошо виден.
После успешного сканирования отобразятся данные о посетителе, включая:
● ФИО (для пешеходов) или номер и марку автомобиля (для автомобилей)
● Дата визита
● История событий пропуска
Статус пропуска после сканирования в системе PASS24.online автоматически изменится на "На территории"

Если у Вас еще остались вопросы, пишите нам в чат или на почту info@pass24online.ru

Часто задаваемые вопросы по эксплуатации системы для администраторов